Een organogram wordt vaak gezien als het standaardmodel om een organisatie weer te geven. Het toont overzichtelijk welke afdelingen er zijn, wie aan wie rapporteert en hoe de hiërarchische structuur eruit ziet. Hoewel dit model nuttig is voor het snel begrijpen van verantwoordelijkheden en hiërarchie, schiet het ernstig tekort als instrument voor het managen van de levensvatbaarheid en dynamiek van een organisatie.

Wat mist er in een organogram?

1. Functies versus rollen

Organogrammen tonen functies, niet rollen. Een functie beschrijft statisch wat iemand hoort te doen, maar niet de dynamische rollen die iemand daadwerkelijk uitvoert. Organisaties zijn levend, rollen verschuiven, mensen dragen meerdere petten, en dit komt niet naar voren in een organogram.

2. Communicatiekanalen

Een organogram geeft vaak slechts verticale rapportagelijnen aan. Echter, in de dagelijkse praktijk verlopen de meeste interacties horizontaal en diagonaal door de organisatie. Communicatiepatronen, zoals informele netwerken en kennisdeling tussen afdelingen, ontbreken volledig. Dit maakt het organogram ongeschikt als middel om communicatiefuncties te optimaliseren.

3. Besturingsstructuren

Een essentieel onderdeel voor de levensvatbaarheid van organisaties is het besturingssysteem. Denk hierbij aan beleid, planning, controlemechanismen, en terugkoppelingssystemen. Een organogram laat niet zien hoe de strategische doelstellingen worden vertaald naar operationele acties of hoe de resultaten worden teruggekoppeld naar het management.

4. Adaptief vermogen

Organisaties zijn continu onderhevig aan veranderingen en moeten zich aanpassen aan interne en externe omgevingsfactoren. Adaptief vermogen, een essentieel onderdeel van de levensvatbaarheid van een organisatie, kan onmogelijk worden weergegeven met een statisch organogram. Hier mist het organogram de dynamiek en flexibiliteit die noodzakelijk is voor organisatiesucces.

5. Operationele processen en systemen

Een organogram toont ook niet hoe processen verlopen, welke systemen in gebruik zijn, of hoe verschillende processen met elkaar interacteren. Dit is cruciale informatie die bepaalt hoe effectief en efficiënt een organisatie functioneert, en vormt de kern van operationele verbetering.

Het Viable System Model als alternatief

Het Viable System Model (VSM), ontwikkeld door Stafford Beer, biedt wél een allesomvattend beeld van de organisatie. Dit cybernetische model toont expliciet de noodzakelijke functies voor levensvatbaarheid: operaties, coördinatie, controle, strategische besluitvorming, en externe interactie. VSM integreert communicatiekanalen, informatiestromen en terugkoppelingsmechanismen en benadrukt het adaptieve vermogen van een organisatie.

In tegenstelling tot het organogram, dat alleen een oppervlakkig beeld geeft, biedt het VSM inzicht in de echte werking en uitdagingen van een organisatie. Hierdoor is het niet alleen mogelijk om beter inzicht te krijgen, maar vooral ook om effectievere beslissingen te nemen en sneller op veranderingen in te spelen.

Conclusie

Hoewel organogrammen nuttig kunnen zijn als eerste overzicht, zijn ze bij lange na niet voldoende om de werkelijke complexiteit van organisaties te vatten. Een diepere analyse, zoals aangeboden door het Viable System Model, geeft wél inzicht in essentiële aspecten die nodig zijn voor het managen van een levensvatbare en succesvolle organisatie.